Creando un régimen para el mantenimiento de piscina

Nos hemos dado cuenta que la mayoría de las compañías de servicio o mantenimiento de piscina en los Estados Unidos no tienen un procedimiento de operación estandarizado para la química de sus piscinas (lo que se conoce como SOP en inglés). Sin importar el tamaño de la compañía, creemos que la mayoría puede encontrar beneficios al estandarizar sus prácticas. En este articulo explicamos porque. 

En este artículo

• Que es un proceso de operación estandarizado (SOP)?
• El programa Orenda
  
  • Primero, hay que decidir
  • Una base para todas sus piscinas
    
    • Paso 1: Manejar un límite del CYA
    • Paso 2: Establecer los valores de alcalinidad total y dureza de calcio
    • Paso 3: Definir claramente el procedimiento para los empleados
    • Paso 4: Purgar y eliminar contaminantes
    • Paso 5: Monitorear el procedimiento
• Razones por las que es importante establecer un proceso de operación estandarizado (SOP)
  • Su compañía será reconocida
  • Las sustituciones individuales serán más sencillas
  • Los problemas se pueden identificar de manera rapida y facil
  • Inteligencia colectiva y aprendizaje en equipo
  • Se reduce el cambio frecuente de personal
  • Mejores predicciones financieras
  • Descuento de productos al comprar en mayores cantidades
• Conclusión

Que es el proceso de operación estandarizado (SOP)?

Un proceso de operación estandarizado es un procedimiento muy popular en Estados Unidos en compañías e industrias grandes, aunque se deriva principalmente del ejército. Se define como un conjunto de instrucciones, reglas, y pautas para las diferentes circunstancias del area laboral.

Es algo parecido a "Si/cuando X cosa ocurra, realizar Y. Si no funciona, el siguiente paso es Z".

Las compañías de piscina o alberca del país y del mundo de hecho tienen varias cosas en comun; sus problemas y dificultades. Es difícil encontrar empleados, y mucho mas dificil buenos empleados, y es difícil mantenerlos. La inflación y el incremento de precios en todo hace que sea complicado ser competitivo con los costos del servicio. La escasez de cloro y de acido forzan que las prácticas cambien. La vieja escuela y sus costumbres son más impracticas, si no imposibles. 

Suena familiar?

Nuestra industria ha sido reaccionaria por mucho tiempo, no nos damos cuenta cuanto dinero y energía se han desperdiciado. Un mantenimiento de piscina reactivo es estresante y agotador, mientras que un cuidado proactivo es empoderador y agradable. Al establecer un procedimiento de operación estandarizado en todas sus piscinas o albercas, las cosas se hacen mucho más sencillas.  

El programa Orenda

Primero, se tiene que decidir

La palabra "decidir" se origina del latín. El prefijo "De-" significa de, o desde, en forma de separación. El sufijo "cidir" suena familiar no? Como en pesticida, alguicida, genocida, etc... lo que significa eliminar o cortar. Por ende, "decidir" significa eliminar, reducir, matar, todas las opciones y comprometerse con una sola. 

En su significado original, cuando decidimos, no estamos simplemente eligiendo una opción temporalmente, mientras que mantenemos las otras alternativas abiertas. Cuando elegimos verdaderamente, debemos eliminar todas las otras opciones de la ecuación. 

Entonces, cuando decide implementar un programa proactivo o un proceso de operación con estándares, como lo es el programa Orenda, comprometerse y eliminar ciertas cosas del agua es parte del éxito. Tiene que decidir que seguirá las mismas reglas y las mismas estrategias a través de todas sus piscinas o instalaciones y también que eliminará los malos hábitos.

Hemos creado el programa y el curso educativo de los 4 pilares del cuidado proactivo debido a que hemos identificado que casi todos problemas se derivan de estos 4 principales denominadores, o una combinación de ellos. En el SOP de Orenda, decidimos: 

• Equilibrar el Índice de Saturación de Langelier (ISL), para mantener el agua balanceada y prevenir la formación de sarro o el daño a las paredes y el equipo (Pilar 1). Decidimos marcar como prioridad el ISL en lugar de los rangos químicos recomendados. 
• Contener el pH en lugar de intentar controlarlo, reduciendo el riesgo de un rebote del pH o violaciones al ISL.
• Quelar los metales y minerales para que el cloro no se gaste en la oxidación de los metales pesados y también para prevenir la formación de sarro de minerales como el calcio. 
• Eliminar los desechos orgánicos no vivos del agua, lo cual contribuye a más del 90% en la demanda del cloro (pilar 2).
• Eliminar los fosfatos del agua para optimizar la eficiencia del cloro (pilar 3).
• Minimizar el uso de acido isocianurico o CYA (pilar 4), para eliminar el riesgo de sobre-estabilización, lo que reduce la velocidad de acción del cloro
• No usar productos químicos que dejan subproductos permanentes en el agua, como los alguicidas 
• No usar químicos que entren en conflicto consigo mismos. 
  
  

Una base para todas las piscinas

Para crear una base en todas sus piscinas recomendamos enfocarse en el ISL y en los diferentes valores químicos que se pueden tener sin salirse del equilibrio. Enfocarse en los rangos químicos únicamente produce problemas y la química se hace difícil de predecir. Mejor ponga su atención en el equilibrio del ISL todo el año, esto se puede lograr con los siguientes pasos. 

Paso 1: Manejar un límite del CYA

Los niveles de CYA son uno de los factores más ignorados en la química de la piscina, especialmente cuando se realiza el mantenimiento con pastillas de cloro, en el cual los niveles seguirán aumentando rápidamente semana tras semana. Trate de siempre mantener sus niveles de acido isocianurico por debajo de 50 ppm, o la velocidad de reacción del cloro será muy lenta. En ocasiones 70 ppm es aceptable en piscinas de sal en donde el generador corre constantemente. Ajuste su CYA primero, antes de ajustar los otros niveles químicos.

Paso 2: Establezca sus niveles de alcalinidad total y de dureza de calcio 

Los siguientes dos factores a considerar son la dureza de calcio y la alcalinidad total (AT). Estos factores es pueden ajustar al mismo tiempo en una piscina ya llena, pero nunca al mismo tiempo durante el arranque o startup.

El nivel de calcio adecuado dependerá de su localidad ya que depende mucho de la temperatura. La alcalinidad total, por otra parte, depende del tipo de desinfectante que utiliza. Un cloro mas acido (como el tricloro) necesita entre 80-100 ppm.¹ La mayoría de los tipos de cloro como el hipo cal, el cloro líquido y los generadores de cloro salino en las piscinas de sal, son alcalinos y no necesitan más de 50-70 ppm de AT cuando el agua se encuentra por arriba de los 70ºF. Recordemos que una alcalinidad de carbonato más baja refleja un techo del pH más bajo

Los valores de la siguiente gráfica son recomendaciones flexibles de los diferentes parámetros químicos en la piscina dependiendo del tipo de desinfectante y la temperatura. Estos se deben de factorizar adecuadamente para garantizar el equilibrio del ISL en cualquier circunstancia. 

Paso 3: Definir claramente el procedimiento de operación para los empleados

Este es el paso en el cual se separan las grandes compañías con éxito, de las medianas o pequeñas compañías que están constantemente batallando. Las compañías exitosas tienen definido exactamente cual es el procedimiento de operación estandarizado (SOP) para el personal de la empresa. Pero incluso estas compañías a veces no cuentan con una línea de base para los niveles de CYA, dureza de calcio y alcalinidad total, como se muestra en el gráfico anterior. 

Este paso no se trata de la química y sus valores ideales, si no del comportamiento de los empleados. Nos referimos específicamente a si el personal usa vasos medidores para dosificar y ahorrar en químicos, si diluyen el acido correctamente y si cuentan con un termómetro. Además de si hacen todo lo posible para evitar los 6 malos hábitos más contraproducentes en la industria de piscina. Tenemos un par de episodios al respecto en el podcast "controlando la piscina" que se pueden escuchar en cualquier plataforma auditiva y en cualquier momento o lugar:

El punto es tener un procedimiento de operación que refleje calidad e intención y que no busque tomar atajos, el tratar la piscina como si fuera de nosotros.

Paso 4: Purgar y eliminar contaminantes

Las piscinas tienden a saturarse con desechos orgánicos no vivos y otros contaminantes que contribuyen a la demanda del cloro como oxidante y a su rápido consumo. En estos tiempos de escasez e inflación es importante tratar de ahorrar la mayor cantidad de químicos posibles. Algo que ayuda a iniciar de buena manera es realizar una dosis de purga en la primavera con enzimas CV-600 o CV-700 para eliminar todos los orgánicos no vivos no solo en el agua pero en el sistema de la piscina, como en el filtro, en los codos de 90º, y otros lugares que no podemos observar. 

También puede eliminar los fosfatos con PR-10,000 para asegurarse de que sus niveles se encuentran por debajo de 500 ppb. Si tiene alguna preocupación por manchas de oxidación o sarro, puede quelar los metales y minerales con SC-1000.

Gestionar estas situaciones por delante también le dará una buena fundación si es que decide eliminar los contaminantes de manera proactiva. El cloro por sí solo no puede manejar dichos contaminantes. 

Paso 5: Monitorear y darle seguimiento

Todas estas recomendaciones se pueden medir y monitorear de una manera u otra. Los pasos 1 y 2 se miden fácilmente con el kit de prueba, y se pueden registrar o anotar en un historial. Cualquiera que sea la manera en la que guarde sus registros químicos, podrá establecer una base de CYA, calcio y alcalinidad total de manera fácil y pronta y cualquier desviación será fácil de identificar. 

Razones para estandarizar la química en todas sus piscinas

Estas son algunas de las razones principales, aunque es probable que la lista siga avanzando. 

Su compañía será reconocida

Es seguro asumir que una compañía uniformada es de mejor calidad que una compañía sin uniformes. El crear una marca reconocible se trata de crear expectativas acerca de qué se trata la compañía, qué es lo que hace y la calidad del producto y/o servicio. Claro que hay algunas excepciones a la regla, pero en general, la marca dice mucho acerca de la compañía. 

Los elementos más obvios para una marca son los uniformes/ropa, vehiculos, y materiales de mercadotecnia. La calidad y claridad del agua en su piscina son los bienes para el cliente. Como se vea y se sienta el agua es la evidencia tangible de si se está haciendo un servicio de calidad o no. Estandarizar la calidad y los estándares del agua refleja el compromiso e imagen de su compañía. Si le ofrece un excelente servicio a un cliente, es seguro asumir que los demás recibirán lo mismo. Nunca subestime el poder de expresión de sus clientes, tanto positivo como negativo.

Las sustituciones individuales son más sencillas

Que pasa cuando uno de los empleados se enferma? o incluso peor, cuando renuncia? Sabe usted y el resto de la compañía las rutas y el trabajo que desarrollaba químicamente? y qué tal si llevaba años haciéndolo a su manera? 

Es sorprendente observar en las diferentes compañías que la mayoría del tiempo los profesionales del servicio tienen la libertad de tratar sus piscinas o rutas como ellos decidan y en consecuencia todas las piscinas tienen diferente química, diferente consumo de productos y sin embargo los mismos problemas. Es más fácil tener la misma base en todas las piscinas, con un par de excepciones ², y simplemente seguir el protocolo cuando se presentan ausencias o alguno de los empleados renuncia. 

Los problemas se identificarán fácilmente

Si todas sus piscinas tienen aproximadamente los mismos niveles de CYA, dureza de calcio y alcalinidad total, es un muy buen comienzo. Todos deberían usar aproximadamente la misma cantidad de ácido cada semana (y mucho menos de lo que están acostumbrados a usar. Todos necesitaran la misma cantidad de CYA y de calcio.

Cuando un técnico de servicio comienza a desviarse del promedio de la empresa, esto no es algo malo, es algo grandioso! Hay algo diferente en esa ruta, y podremos identificarlo rapidamente para pronosticar errores y prevenir problemas. Qué es diferente? en donde se ubica? Usemos el ejemplo de un técnico de servicio que usa un 40% más de ácido cada semana que los demás. Tal consumo de acido debería de llamarle la atención. 

Sin una línea de base, estas diferencias son mucho más difíciles, si no imposibles, de reconocer. Hasta que es demasiado tarde. La mayoría de los problemas de la piscina son totalmente prevenibles, y la estandarización de su ruta permite la detección y el tratamiento temprano antes de que el problema se convierta en algo mayor.

Inteligencia colectiva y aprendizaje en equipo

Hablando de identificar problemas a tiempo, una de las principales ventajas de estandarizar la química del agua es la inteligencia colectiva. Un profesional de servicio individual, incluso si lo ha estado haciendo durante décadas, aprende principalmente de su propia experiencia y errores. La estandarización permite que cada individuo aprenda también de las experiencias de los demás. Es un sistema transparente y confiable para todos.

Volvamos al ejemplo anterior de ese técnico de servicio que consumía mucho más ácido que los demás. Después de identificar la anomalía, tal vez es prudente supervisar si de hecho está midiendo el pH o solo haciendo ajustes en base a "su experiencia".. Tal vez es un mal hábito o tal vez simplemente las piscinas de su ruta son más grandes o el área en donde da servicio tiene agua de pozo con una alcalinidad muy alta lo cual no solo implica un mayor consumo de acido, sino también de cloro y otros productos. 

Cualquiera que sea el problema, se podrá identificar y corregir una vez que se le ponga la atención adecuada y lo mejor de todo? Todos pueden aprender de esa experiencia y evitar que se repita o saber como se debe de tratar el problema. La empresa se beneficia como un todo. No se trata de corregir o castigar al técnico por un mal rendimiento, se trata de que todos aprendan de uno. Es difícil de creer que en ocasiones todos los técnicos sufren de los mismos problemas y nadie alza la voz por miedo o timidez. Cree una cultura de comunicación y de equipo que los incentive a crecer. 

Cuando la ruta está estandarizada, las personas tienen menos incentivos para esconder sus errores. De hecho, es todo lo contrario... se les debe incentivar a que se abran y compartan sus problemas para que el equipo pueda trabajar en conjunto para solucionarlos y aprender. Y eso nos lleva a la retención de empleados.

Mejor retención de los empleados

Recientemente tuvimos la oportunidad de visitar y capacitar a una empresa de mantenimiento de piscinas que había adaptado completamente el programa Orenda. Esto incluye estandarizar el CYA, calcio y alcalinidad, así como usar nuestros productos durante toda la temporada. Cuando le preguntamos al empresario por qué se comprometió a cambiar tan drásticamente su modelo de negocio, su respuesta nos sorprendió: para él, el programa Orenda reduce la rotación de empleados. 

Vivimos en una época en la que la rotación de empleados y la escasez de mano de obra son dos de los mayores problemas de toda la economía. En todas las industrias, pero especialmente en la industria de servicios.

Especialmente con los nuevos empleados, los técnicos de servicio reciben mucha presión. El agua está expuesta a contaminantes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero la mayoría solo puede visitar la piscina una vez o dos veces por semana a lo mucho. Para poder hacer un buen trabajo necesitan comprender los conceptos de hidráulica, plomería, electricidad y química. Cuando una piscina comienza a presentar problemas como agua turbia, formación de sarro, decoloración del recubrimiento o algas, es estresante. Tiene el empleado la confianza de pedir ayuda o se queda callado para no meterse en problemas? o se siente avergonzado por no saber cómo solucionarlo? 

La estandarización de la química de la piscina aumenta el margen de error, lo que le da al nuevo empleado tiempo para aprender y desenvolverse en el trabajo. Combinando este aspecto con el programa Orenda (en el caso de la empresa que acabamos de mencionar), los empleados observan frutos tempranos de su trabajo y dedicación. El agua se ve y se siente increíble. Reciben algunos elogios de los propietarios, y esos elogios les dan confianza. 

Mejores predicciones financieras

Sabe cuánto consume semanalmente cada uno de sus técnicos de servicio? ¿Cuánto cloro, ácido, bicarbonato y cada uno de los otros productos químicos? ¿Sabe si su consumo de químicos es el adecuado? Es consistente y predecible?

La mayoría de las empresas con las que hablamos no le prestan atención a estos números y gastos. Cómo se supone que pueda pronosticar cuánto químico necesitará por temporada? Vivimos en una época de escasez de productos y problemas en la cadena de suministro. La planeación es fundamental para gestionar un negocio rentable. Si todos siguen la misma química de base, calcular cuánto químico es necesario se vuelve una tarea mucho más sencilla.

Descuentos por compras al por mayor

Sí puede calcular o predecir cuántos químicos necesitará por temporada, puede comprar sus productos químicos en mayores tamaños y calificar a ciertos descuentos y promociones. 

Conclusión

Si trabaja, administra o es dueño de una compañía de servicio de piscinas, esperamos que se identifique con este artículo. No está solo. En resumen, cuando los técnicos de servicio hacen lo suyo sin una línea de base consistente, el tener un pronóstico y rentabilidad concretas son mucho más difíciles. Comience estandarizando los niveles de CYA, calcio y alcalinidad total. Luego, decida si quiere gestionar los compuestos orgánicos no vivos, fosfatos y metales Si decide no hacerlo, esté consciente de las consecuencias y de lo que se tiene que hacer en cada caso, nosotros podemos ayudarlo de cualquier manera. 

Si desea capacitación para usted o su empresa, puede solicitar capacitación virtual tanto en inglés como en español. Sin embargo es recomendado que antes de eso, complete nuestros cursos educativos gratuitos en La academia Orenda. Estos recursos están disponibles para usted y son completamente gratis! para ayudarlo a usted y a su equipo a aprender y crecer.